Pandemi - de digitala mötenas brinnande plattform

Vill du skapa effektiv förändring? Att skapa förståelse för varför förändringen måste göras är en nyckel. Som för de digitala mötena.

Jag hörde en journalist berätta om hur pandemin över en natt tvingat redaktionen att hemifrån producera både webb och fysisk tidning. Varje dag. ”Hade någon föreslagit det innan pandemin bröt ut så hade det krävts månader av förberedelser, tester och analyser”, berättade journalisten. ”Nu tvingades vi att bara göra det. Och det fungerar. Det fungerar annorlunda. Men det fungerar.”

Covid-19 är fruktansvärt på många sätt, men det är också intressant hur en kris kan tvinga oss till förändring. En klockren så kallad burning platform, som många förändringsgurus hade kallat det. Alltså ett uppenbart och akut behov av förändring som alla kan se och förstå. Det behövs inga ytterligare förklaringar. Skälet till varför är uppenbart. Och därmed blir förändringen effektiv.

Ett område som helt nydanats tack vare pandemin är ju de digitala mötena. Innan pandemin hade digitala möten en helt annan status. Jag vet inte hur många gånger någon förslagit digitala möten och mötts av djupa suckar. Jag vet inte hur många gånger digitala möten kommit igång 10 minuter efter utsatt tid eftersom hälften av deltagarna haft svårigheter att komma in i mötet. Behövt ladda ner nåt. Inget ljud. Strul. Stök. Men så är det ju inte längre. Alls. Digitala möten är som alla vet det nya normala. Och det är grymt det.

Vad är det då som hänt? Har mötena blivit bättre? Ja på många sätt. De flesta kan numera med lätthet använda Zoom, Teams, Meet eller vilken plattform som nu valts. De flesta kan presentera en power point i ett möte. Gott så! En stor förändring. Jag skulle lite sarkastiskt kunna säga att vi hittat nyckeln till konferensrummet och lärt oss sätta på projektorn. Bara för att man kan ha ett digitalt möte betyder det ju som bekant inte att mötet är bra för det. Precis som med möten irl.

Så låt oss ta det till nästa nivå och snacka kvalitet. Hur skapar vi riktigt bra digitala möten? Hur skapar vi energi? Hur skapar vi delaktighet? Hur skapar vi kreativitet? Jag bjuder på mina tre bästa, enkla tips:

• Säkerställ tvåvägskommunikation. Hur? Var superpersonlig och rikta alla dina frågor genom att använda namn. ”Vad är dina reflektioner om förslaget Christie?” Din fråga kommer med all säkerhet inte försvinna ut i den pinsamma cybertystnaden.

• Håll alla i mötet aktiva. Så aktiva att ingen vill använda mute. Hur? Var noga med att involvera alla och inte bara några. Skapa gruppdiskussioner i breakoutrooms. Be personer förbereda sina delar i förväg och dela på presentationsrollen.

• Var ditt bästa jag, närvarande och boostad för att skapa energi och delaktighet. Hur? Ta några minuter och förbered dig själv att gå in i rollen. Väl i mötet, stå upp (testa!), och ha ett papper där du antecknar allas namn. Gör en markering varje gång du engagerar någon med en fråga, och se till att ha en jämn fördelning bland deltagarna. På det viset får du med alla, utan att glömma bort de tysta.